ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร (Enterprise Resource Planning: ERP)

        แนวทางหนึ่งที่สำคัญในการสนับสนุนการทำงานขององค์กรหรือวิสาหกิจชุมชนคือการใช้เทคโนโลยีดิจิตอลที่เรียกว่าระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร (Enterprise resource planning: ERP) ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์การจัดการกระบวนการทางธุรกิจที่จัดการและรวมข้อมูลทางการเงิน ห่วงโซ่อุปทาน การดำเนินงาน การพาณิชย์ การรายงาน การผลิต และกิจกรรมทรัพยากรบุคคลของบริษัท (What Is ERP and Why Do You Need It?| Microsoft Dynamics 365, 2021)

        ในอดีต ระบบ ERP เป็นชุดของระบบงานคอมพิวเตอร์ที่ทำงานแยกจากกันและไม่ได้เชื่อมโยงกับระบบอื่น แต่ละระบบงานต้องต้องใช้โปรแกรมที่มีราคาแพง ซับซ้อน และต้องปรับแต่งเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดทางธุรกิจที่ไม่เหมือนใคร ซึ่งทำให้เกิดการรับเอาเทคโนโลยีใหม่หรือการปรับกระบวนการให้เหมาะทำได้ช้า สิ่งที่ทำให้ซอฟต์แวร์ ERP ในปัจจุบันแตกต่างออกไปคือการนำกระบวนการต่าง ๆ เหล่านี้มารวมไว้ด้วยกันและรวมเข้าด้วยกันในระบบเดียว และไม่เพียงแต่นำเสนอการเชื่อมต่อข้อมูลภายในระบบ ERP ขององค์กร แต่ยังรวมถึงเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพ อีคอมเมิร์ซ และแม้แต่โซลูชันการมีส่วนร่วมกับลูกค้าด้วย ช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถเชื่อมต่อข้อมูลทั้งหมดเพื่อรับข้อมูลเชิงลึกที่ดียิ่งขึ้น ซึ่งจะช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถปรับกระบวนการให้เหมาะสมทั่วทั้งกลุ่มธุรกิจ นอกจากนี้ โซลูชัน ERP ที่ทันสมัยยังมีตัวเลือกการปรับใช้ที่ยืดหยุ่น การรักษาความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวที่ได้รับการปรับปรุง ความยั่งยืน และการปรับแต่งแบบใช้โค้ดน้อย แต่ที่สำคัญที่สุด มันจะสร้างความต่อเนื่องและความยืดหยุ่นให้กับธุรกิจและกระบวนการของการทำธุรกิจผ่านข้อมูลเชิงลึกที่ช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถสร้างสรรค์นวัตกรรมในอัตราที่รวดเร็วในวันนี้เพี่อเตรียมธุรกิจสำหรับโลกปัจจุบันและอนาคต

        อย่างไรก็ตามระบบ ERP เป็นระบบที่เริ่มต้นและใช้งานกันอย่างแพร่หลายในภาคธุรกิจโดยเฉพาะบริษัทขนาดกลางและขนาดใหญ่ที่มีรูปแบบของสินค้าและบริการที่แน่นอนและเป็นองค์กรที่แสวงหาผลกำไรเป็นหลัก และบริษัทเหล่านี้ยินดีที่จะซื้อระบบ ERP ในราคาที่สูงแต่ก็ถือว่าคุ้มค่ากับการลงทุนเป็นอย่างยิ่ง หากต้องการใช้ระบบ ERP กับวิสาหกิจชุมชนหรือหมู่บ้านก็ยังมีความท้าทายในด้านการพัฒนาระบบ ERP เพื่อตอบสนองความต้องการแตกต่าง อาทิเช่น สินค้าและบริการที่ยังมีน้อย ความมุ่งหวังของชุมชนที่ไม่ต้องการเพียงการแสดงหาผลกำไร การบริหารทรัพยากรทั้งในด้านทรัพยากรบุคคลและทรัพยากรธรรมชาติที่มีความหลากหลายเป้นต้น ดังนั้นโครงการวิจัยนี้จึงดำเนินการพัฒนาระบบ ERP เพื่อตอบสนองความต้องการของวิสาหกิจชุมชนที่มีรายละเอียดความต้องการที่แตกต่างจากองค์กรภาคอุตสากรรมโดยทั่วไป และถือเป็นความท้าทายในการสร้างซอฟต์แวร์สำหรับประชาชนในราคาทึ่ไม่สูงเกินไป

        โดยทั่วไปแล้วองค์ประกอบหลักที่สำคัญของระบบ ERP จะมีอยู่ 6 องค์ประกอบหลัก (ERP News, 2018) อย่างไรก็ตามสามารถเพิ่มลดได้ตามบริบทขององค์กร

(1) ระบบการบริหารทรัพยากรบุคคล (Human Resource Managemnt: HRM)

        การจัดการพนักงานมีความสำคัญเป็นอันดับต้น ๆ  องค์ประกอบ HR ERP ขององค์กรควรสามารถจัดการกับการจัดการพนักงานอย่างเต็มรูปแบบ ตั้งแต่การเริ่มต้นทำงานจนถึงการออกจากงาน และจากการบริหารสวัสดิการไปจนถึงการจับเวลา        คุณลักษณะที่ใหญ่ที่สุดจากองค์ประกอบ HR คือซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนที่รวมถึงการส่งเงินเดือนโดยอัตโนมัติ การหักภาษีและผลประโยชน์ การบอกเวลาแบบบูรณาการชำระเงินให้กับพนักงานรายชั่วโมงหรือรายวันที่สามารทำได้โดยอัตโนมัติ

(2) ระบบการบริหารลูกค้าสัมพันธ์ (Customer Relatin Management: CRM)

        การจัดการลูกค้าและกลุ่มเป้าหมายขององค์กรมีความสำคัญสูงสุดเป็นอันดับสอง ส่วนประกอบ ERP การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ช่วยให้องค์กรสามารถติดตามข้อมูลลูกค้าและข้อมูลลูกค้าเป้าหมายทั้งหมดภายในโซลูชัน ERP ขององค์กร ข้อมูลเชิงลึกที่จะได้รับจากระบบ CRM จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการตลาดและการขายได้เป็นอย่างดี การใช้งานหลักอย่างหนึ่งของ CRM คือการติดตามประวัติของผู้ซื้อ ด้วยข้อมูลชุดนี้ องค์กรสามารถแนะนำการซื้อเพิ่มเติมผ่านการขายต่อเนื่องหรือการขายต่อยอด หรือพยายามขายผลิตภัณฑ์/บริการที่เกี่ยวข้องให้พวกเขาเมื่อพวกเขาไม่น่าจะซื้อ นอกจากนี้องค์กรยังสามารถใช้ CRM เพื่อติดตามประวัติการสนทนากับกลุ่มเป้าหมายได้อันจะนำไปสู่กระบวนการขายได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน

(3) ระบบธุรกิจอัจฉริยะ (Business Intelligence: BI)

        ส่วนประกอบ BI ของซอฟต์แวร์ ERP ขององค์กรจะรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูล ให้ข้อมูลเชิงลึกที่นำไปดำเนินการในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางธุรกิจขององค์กรได้  ส่วนประกอบ BI ERP ที่ดีที่สุดจะนำเสนอข้อมูลเชิงลึกเหล่านั้นในรายงาน คุณลักษณะการรายงานที่ดีเป็นสิ่งสำคัญที่สุดใน BI ดังนั้น องค์กรจึงสามารถทำความเข้าใจข้อมูลที่วิเคราะห์ได้ รายงานบางฉบับมาในรูปของตัวเลขในตารางต่าง ๆ แต่รายงานที่ดีที่สุดจะเป็นภาพที่ช่วยให้องค์กรมองเห็นแนวโน้มได้อย่างรวดเร็ว

(4) การจัดการซัพพลายเชน (Supply Chain Management: SCM)

        การสร้างซัพพลายเชนที่มีประสิทธิภาพนั้นไม่ใช่เรื่องง่า แม้ว่าจะปรับใช้ซอฟต์แวร์เพื่อช่วยเหลือแล้วก็ตาม ส่วนประกอบการจัดการห่วงโซ่อุปทาน (SCM) ของระบบ ERP ถือเป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่สำคัญสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพซัพพลายเชนขององค์กรได้ และกระบวนการดังกล่าวจะเริ่มด้วยการรวบรวมข้อมูลตามเวลาจริง  ข้อมูลแบบเรียลไทม์ช่วยให้องค์กรติดตามห่วงโซ่อุปทานขององค์กรได้ ดังนั้นผู้ดูแลจึงสามารถค้นหาและแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างทันท่วงที่แทนที่จะรอจนกว่าจะได้รับข้อมูลในอีกหนึ่งวันหรือมากกว่านั้น นอกจากนี้ยังทำให้การวิเคราะห์เชิงคาดการณ์สามารถทำได้ ส่วนประกอบ SCM จะประกอบด้วยข้อมูลแบบเรียลไทม์สามารถช่วยในการวางแผนความต้องการ ผู้ดูแลสามารถสร้างแผนการผลิตที่แม่นยำได้

(5) ระบบการจัดการสินค้าคงคลัง (Inventory Management System)

        การจัดการสินค้าคงคลังทำงานควบคู่กับองค์ประกอบ SCM แต่ยังลดขั้นตอนในกระบวนการอื่น ๆ เช่น การขายและคลังสินค้า วัตถุประสงค์หลักของส่วนประกอบเหล่านี้คือการจัดการการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อและการจัดเก็บคลังสินค้า ส่วนประกอบการจัดการสินค้าคงคลังที่ดีจะช่วยให้การติดตามสินค้าได้ทั้งหมดแบบอัตโนมัติ ทราบจำนวนสินค้าคงเหลือแบบเรียลไทม์

(6) การจัดการทางการเงิน (Financial Managemnet System)

        การจัดการทางการเงินเป็นส่วนประกอบที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลจากส่วนประกอบ ERP อื่น ๆ ทั้งหมดที่กล่าวมาข้างต้นเนื่องจากทุกกระบวนการทางธุรกิจเกี่ยวข้องกับเงินในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง ไม่ว่าจะเป็นการจ่ายเงินให้พนักงานหรือชำระค่าสินค้า ส่วนประกอบการจัดการทางการเงินจึงทำงานร่วมกับส่วนประกอบอื่น ๆ ทั้งหมดในระบบ ERP องค์ประกอบนี้จัดเก็บและวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงินทั้งหมดรวมถึงบัญชีเจ้าหนี้ บัญชีลูกหนี้ ต้นทุน งบประมาณ และการคาดการณ์ ช่วยเปิดเผยข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการใช้จ่าย เพื่อให้สามารถค้นพบแนวโน้มผลกำไรและช่วงเวลาของการใช้จ่ายที่สูงผิดปกติ จากนั้นเราสามารถนำข้อมูลนั้นไปใช้ให้เกิดประโยชน์โดยการเปลี่ยนแปลงกระบวนการใด ๆ ก็ตามที่ทำให้กำไรลดลงหรือมีการใช้จ่ายสูง ทำให้องค์กรสามารถเพิ่มผลกำไรสูงสุดในขณะที่ลดต้นทุนได้

เอกสารอ้างอิง

ERP News. (2018). What are the 6 Main ERP Components? ERP News. https://erpnews.com/6-main-erp-components/

What is ERP and why do you need it?| Microsoft Dynamics 365. (2021). Microsoft. https://dynamics.microsoft.com/en-us/erp/what-is-erp/